1. Sự kiện trải nghiệm sản phẩm khác hội nghị, khai trương ở đâu
Ở hội nghị, khách ngồi nghe. Ở lễ khai trương, khách đến chúc mừng, xem lân, cắt băng. Sự kiện trải nghiệm sản phẩm thì khác: khách đến để chạm, thử và hỏi trực tiếp người hiểu sản phẩm nhất. Nhân vật chính là chiếc xe trên cầu nâng hay chiếc máy đang chạy, không phải sân khấu.
Vì vậy sự kiện có ba yêu cầu riêng: khách đứng sau vẫn nhìn rõ thao tác, nghe rõ người trình diễn giữa tiếng ồn, và đi lại an toàn trong một không gian vốn dành cho kỹ thuật viên.
2. Ví dụ thực tế: thay phụ tùng cùng chuyên gia tại xưởng ô tô
Tháng 10/2022, đội Hoa Hướng Dương tổ chức một sự kiện trải nghiệm thay phụ tùng cùng chuyên gia tại một xưởng dịch vụ ô tô ở TP.HCM. Các hạng mục đã triển khai:
- Lối vào: cổng hơi in tên chương trình, thảm đỏ.
- Khu sân khấu: backdrop, loa, MC dẫn chương trình.
- Nhân sự: PG mặc đồng phục thương hiệu, đội quay phim và chụp ảnh.
- Nội dung: chuyên gia trình diễn trực tiếp dưới gầm xe, trao chứng nhận cho đối tác, tặng quà khách trên sân khấu.
3. Chọn hình thức trình diễn
Có ba hình thức hay dùng, có thể kết hợp trong cùng một buổi:
| Hình thức | Hợp với | Cần chuẩn bị |
|---|---|---|
| Chuyên gia trình diễn tại chỗ | Thao tác khách khó tự làm: thay phụ tùng, lắp đặt, bảo dưỡng | Micro headset, máy quay cận cảnh, màn hình cho người đứng xa |
| Khu dùng thử | Sản phẩm khách tự cầm, tự bật: điện máy, dụng cụ | Đủ mẫu thử, nhân viên tại quầy, nguồn điện riêng |
| Hướng dẫn kỹ thuật theo nhóm nhỏ | Đối tác, thợ, đại lý cần hỏi sâu | Chia nhóm từ lúc check-in, lịch luân phiên, người dẫn nhóm |
Ô tô, xe máy, thiết bị công nghiệp hợp với trình diễn tại chỗ và hướng dẫn theo nhóm. Điện máy hợp với khu dùng thử ngay trong showroom.
4. Bố trí mặt bằng khi showroom, xưởng vẫn hoạt động
Nhiều showroom, xưởng vẫn mở cửa trong ngày sự kiện, nên cần chia khu theo đúng đường khách đi:
- Cổng hơi ngoài cửa: báo cho người đi đường biết có sự kiện. Đo lối vào, mái hiên và đường xe ra vào trước khi chốt kích thước cổng.
- Khu check-in: ngay sau cổng, có danh sách khách, thẻ chia nhóm; không chắn lối xe vào xưởng.
- Khu sân khấu: backdrop, thảm đỏ cho khai mạc, trao chứng nhận, tặng quà; chọn chỗ thoáng, xa máy móc.
- Khu trình diễn: quanh cầu nâng hoặc bàn thao tác, có cột chắn, dây chắn; chỉ người trình diễn vào bên trong.
- Lối đi an toàn: có biển chỉ dẫn, không cắt ngang đường xe, ống hơi, dây điện.
Ở xưởng ô tô nêu trên, cổng hơi dựng ngay trước cửa xưởng; backdrop và thảm đỏ đặt bên trong làm khu sân khấu.
5. Âm thanh và màn hình cho phần trình diễn
Người trình diễn cần hai tay để thao tác, nên dùng micro headset (đeo tai): rảnh tay, micro luôn sát miệng, ít lẫn tiếng ồn. MC và người phát biểu dùng micro không dây cầm tay. Loa đặt gần khu trình diễn, hướng về phía khách.
Để người đứng xa thấy thao tác, quay cận cảnh tay chuyên gia rồi đưa hình lên TV có chân hoặc màn LED. Vài cấu hình đội đã dùng:
- Lễ kỷ niệm tại một showroom ở TP.HCM (3/2024): màn LED P3.9 trong nhà 3 m x 2,5 m, bộ chuyển tín hiệu cho trình chiếu và livestream.
- Sự kiện đứng ở Quận 1 (10/2025): màn LED 6 m x 3 m, micro headset, bút chuyển slide, bộ đàm cho ban tổ chức.
Khách đứng cách màn khoảng 2,5 – 4 m thì chọn màn P2.6 – P3.9. Xem thêm bài thuê màn hình LED sự kiện, trang cho thuê màn hình LED và cho thuê âm thanh, ánh sáng.
Gửi địa điểm, ngày dự kiến và sản phẩm cần trình diễn qua Zalo. Đội Hoa Hướng Dương khảo sát mặt bằng, đề xuất cách chia khu, thiết bị và báo giá từng hạng mục.
6. MC, PG và đội quay phim chụp ảnh
- MC: giữ nhịp, gom khách về sân khấu, nhắc lại câu hỏi của khách qua micro để mọi người cùng nghe. MC nên đọc trước tài liệu để không gọi sai tên sản phẩm.
- PG: đón khách, dẫn nhóm, phát quà. Đồng phục thương hiệu giúp khách dễ nhận ra người hỗ trợ giữa xưởng đông người.
- Quay phim, chụp ảnh: nguồn nội dung dùng lâu dài sau sự kiện: clip tổng kết, đoạn hướng dẫn ngắn đăng mạng xã hội, ảnh khách trải nghiệm cho trang sản phẩm.
Gửi trước cho đội quay chụp danh sách cảnh: cận cảnh tay chuyên gia, khách đặt câu hỏi, trao chứng nhận, ảnh chung cuối buổi. Chọn MC tại mục MC, ca sĩ, nhóm nhảy.
7. Kịch bản sự kiện trải nghiệm sản phẩm theo khung giờ
Khung dưới đây là mẫu cho một buổi sáng, có thể dời theo giờ hoạt động của xưởng.
| Giờ | Nội dung | Phụ trách |
|---|---|---|
| 07:30 – 08:30 | Chạy thử micro, loa, màn hình; tổng duyệt với chuyên gia, MC | Kỹ thuật, điều phối |
| 08:30 – 09:00 | Đón khách qua cổng hơi, check-in, chia nhóm | PG, hậu cần |
| 09:00 – 09:10 | Khai mạc, đại diện hãng phát biểu ngắn | MC, đại diện hãng |
| 09:10 – 09:40 | Chuyên gia trình diễn, hình cận cảnh lên màn | Chuyên gia, quay phim |
| 09:40 – 10:30 | Trải nghiệm theo nhóm nhỏ, luân phiên các điểm | Chuyên gia, PG dẫn nhóm |
| 10:30 – 10:45 | Trao chứng nhận cho đối tác | MC, đại diện hãng |
| 10:45 – 11:00 | Tặng quà khách, chụp ảnh chung, tiễn khách | MC, PG, nhiếp ảnh |
Nếu trễ giờ, rút ngắn phần phát biểu, không cắt phần khách được thử và hỏi. Lời dẫn mẫu khi trao chứng nhận:
Kính thưa quý vị, sau phần trình diễn vừa rồi, [tên hãng] xin trân trọng trao chứng nhận đối tác cho [tên đơn vị]. Xin kính mời [chức danh, họ tên] lên sân khấu nhận chứng nhận từ [chức danh, họ tên đại diện hãng].
Cách phân vai và viết kịch bản chi tiết cho chương trình tại showroom, xem bài kịch bản lễ kỷ niệm thành lập công ty.
8. Checklist chuẩn bị
- Khảo sát lối vào, cầu nâng, nguồn điện, vị trí đặt loa và màn hình.
- Thống nhất với xưởng khu nào tạm dừng, việc ồn nào hoãn trong giờ trình diễn.
- Chốt thao tác, thời lượng, dụng cụ, phụ tùng mẫu với chuyên gia.
- Thiết kế file cổng hơi, backdrop, chứng nhận, hình nền màn hình.
- Danh sách khách, chia nhóm, đối tác nhận chứng nhận để MC xướng tên.
- Quà tặng, khay trao quà, cột chắn, biển chỉ dẫn.
- Thử micro headset ngay tại khu trình diễn, lúc xưởng đang có tiếng máy.
9. Lỗi hay gặp và cách tránh
- Tiếng ồn của xưởng át micro: máy nén khí, súng hơi chạy cùng lúc thì micro cầm tay gần như vô dụng. Tạm dừng việc ồn trong khung trình diễn, dùng micro headset, đặt loa gần khách.
- Khách đứng sau không thấy gì: thao tác dưới gầm xe chỉ vài người đứng đầu nhìn rõ. Chia nhóm nhỏ, luân phiên, đưa hình cận cảnh lên màn.
- Quá nhiều người trong khu nguy hiểm: khách tò mò hay bước sát cầu nâng, dụng cụ. Giới hạn số người mỗi lượt, có cột chắn và một nhân viên xưởng đứng canh suốt buổi.
Đội Hoa Hướng Dương nhận tổ chức sự kiện tại TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu và các tỉnh miền Tây. Xem các dịch vụ tại trang chủ hoặc đặt lịch tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Showroom, xưởng có phải đóng cửa trong ngày sự kiện không?
Không nhất thiết. Có thể chia khu: khu sự kiện có lối đi và cột chắn riêng, khu còn lại vẫn phục vụ khách. Chỉ cần thống nhất trước việc tạm dừng các công việc ồn trong khung giờ trình diễn.
Người trình diễn nên dùng loại micro nào?
Micro headset (đeo tai) để rảnh hai tay, micro luôn sát miệng và ít lẫn tiếng ồn của xưởng. MC và người phát biểu dùng micro không dây cầm tay.
Nên đặt lịch trước bao lâu?
Sự kiện thông thường nên đặt trước 5 – 7 ngày. Nếu cần màn LED vào tháng 12 và tháng 1, nên đặt trước 2 – 3 tuần để giữ lịch thiết bị.