1. Chương trình thực tế: lễ kỷ niệm 30 năm tại showroom
Tháng 3/2024, đội Hoa Hướng Dương thực hiện lễ kỷ niệm 30 năm thành lập của một công ty công nghệ tại showroom ở TP.HCM, khoảng 50 – 60 khách gồm đại diện hiệp hội, đối tác, khách hàng. Chương trình chạy 16:00 – 18:30: 30 phút đón khách, tham quan, rồi khoảng 2 tiếng cho phần lễ. Bài không nêu tên khách hàng và chi phí.
Showroom cho khách xem sản phẩm thật, nhưng diện tích hạn chế và phải giữ khu trưng bày. Vì vậy sân khấu chỉ 3 m x 2,4 m, màn LED P3.9 trong nhà 3 m x 2,5 m vừa làm phông nền vừa trình chiếu, âm thanh dùng 2 loa cột gọn.
2. Kịch bản lễ kỷ niệm thành lập công ty theo mốc giờ
Khung giờ dưới đây theo đúng kịch bản của chương trình đã chạy. Ban tổ chức thống nhất trước: giờ từng phần có thể xê dịch theo thực tế, nhưng thứ tự giữ cố định.
| Giờ | Nội dung | Màn LED hiển thị | Phụ trách |
|---|---|---|---|
| Trước 16:00 | Chạy thử micro, đèn, file; tổng duyệt với MC, PG | Lần lượt các file theo kịch bản | Kỹ thuật viên, điều phối |
| 16:00 – 16:30 | Đón khách tại cổng chào, check-in, tham quan khu trưng bày, finger food; nhạc nhẹ | Hình nền chủ đề để khách chụp ảnh | PG, hậu cần |
| 16:30 – 16:35 | Clip đồng hồ đếm ngược; trước đó 10 phút MC mời khách về chỗ | Clip đếm ngược, hiện logo kỷ niệm | Kỹ thuật viên, MC |
| 16:35 – 16:40 | Tiết mục mở màn: ca khúc truyền thống của công ty, nhân viên cầm cờ | Logo kỷ niệm | Ca sĩ, nhóm múa, kỹ thuật viên |
| 16:40 – 16:45 | MC chào mừng, giới thiệu đại biểu | Backdrop chính | MC |
| 16:45 – 16:50 | Đại diện công ty phát biểu, tuyên bố lý do | Backdrop chính | Lãnh đạo công ty |
| 16:50 – 16:55 | Khoảnh khắc chính: clip chặng đường 30 năm | Clip 90 – 120 giây | Kỹ thuật viên; giảm đèn khán phòng |
| 16:55 – 17:05 | Báo cáo thành tựu, định hướng kinh doanh | Slide số liệu | Đại diện công ty |
| 17:05 – 17:20 | Hiệp hội, đối tác, khách hàng lần lượt chúc mừng, tặng hoa (mỗi bên khoảng 5 phút) | Backdrop chính | MC, PG đưa hoa |
| 17:20 – 17:35 | Cắt bánh kỷ niệm (khoảng 5 người lên sân khấu) | Backdrop 30 năm, nhạc chúc mừng | Lãnh đạo, đại biểu, MC, PG |
| 17:35 – 18:05 | Bốc thăm may mắn cho khách hàng của chương trình khuyến mãi | Danh sách giải thưởng | MC, đại biểu bốc thăm |
| 18:05 – 18:15 | Mini game bốc thăm cho khách mời | Hình các giải thưởng | MC, kỹ thuật viên |
| 18:15 – 18:30 | Tiễn khách, PG tặng quà ra về | Hình nền chủ đề để chụp ảnh | PG, nhân viên công ty |
3. Lời dẫn MC mẫu cho 3 khoảnh khắc chính
Thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thật. Tên và chức danh đại biểu phải được công ty duyệt trước.
Ngay sau clip đếm ngược
Kính thưa quý vị đại biểu, quý đối tác, quý khách hàng. [Số năm] năm trước, [Tên công ty] bắt đầu từ [điểm khởi đầu, ví dụ một văn phòng nhỏ với vài thành viên]. Chiều nay, ngay tại [tên địa điểm], chúng ta cùng nhìn lại chặng đường ấy. Xin trân trọng chào mừng quý vị đến với lễ kỷ niệm [số năm] năm thành lập [Tên công ty]!
Dẫn vào clip chặng đường
Có những điều con số không kể hết: [dấu mốc đầu tiên], những khách hàng tin tưởng từ ngày đầu, những đồng nghiệp gắn bó qua nhiều năm. Xin mời quý vị cùng hướng lên màn hình, theo dõi hành trình [số năm] năm của [Tên công ty].
Mời chúc mừng và cắt bánh
Đồng hành cùng [Tên công ty] trên chặng đường ấy là những người bạn đang có mặt hôm nay. Xin trân trọng kính mời [chức danh, họ tên], đại diện [tên hiệp hội], lên sân khấu gửi lời chúc mừng. (Lần lượt mời đối tác, khách hàng.) Và giờ, kính mời [chức danh, họ tên lãnh đạo] cùng [đại biểu] cắt bánh kỷ niệm [số năm] năm!
4. Hạng mục theo khu vực
| Khu vực | Hạng mục đã dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Lối vào, check-in | Cổng hơi lọt lòng 5 m x 3 m, 2 standee 0,8 x 1,8 m, bàn và ghế check-in, 60 dây thẻ đeo in logo | Đo cửa trước khi chốt cổng hơi; in thẻ dư |
| Sân khấu | Sân khấu 3 m x 2,4 m khung sắt ốp ván, lót thảm; màn LED P3.9 trong nhà 3 m x 2,5 m; hoa sân khấu; bục bánh, bánh kem 30 cm in logo | P3.9 hợp khi hàng ghế đầu cách màn khoảng 4 m |
| Kỹ thuật | Bộ chuyển tín hiệu 4 vào 4 ra cho trình chiếu và livestream; 2 loa cột, 2 micro không dây, mixer; đèn par LED trên chân quay 4 m, bàn điều khiển | Loa cột gọn, ít chiếm chỗ |
| Sảnh khách | Ghế thắt nơ theo màu thương hiệu, finger food, decal trang trí sảnh, props chụp ảnh | Tạo màu chủ đạo mà không tốn diện tích |
| MC | Bìa kịch bản MC | Không cầm giấy rời trên sân khấu |
Bộ chuyển tín hiệu 4 vào 4 ra giúp kỹ thuật viên chuyển qua lại giữa slide, clip và hình máy quay trên màn LED, đồng thời đưa hình ra livestream.
5. Nhân sự cho lễ 50 – 60 khách
- Trưởng nhóm điều phối: giữ giờ, làm đầu mối giữa công ty, MC và kỹ thuật.
- Kỹ thuật viên: âm thanh, đèn, màn LED, chạy clip đúng lúc.
- Nhân viên hậu cần: bàn check-in, finger food, bánh, hoa, quà tặng.
- MC: dẫn theo kịch bản, xướng đúng tên và chức danh đại biểu.
- 2 PG: đón khách, phát thẻ đeo, đưa hoa chúc mừng, hỗ trợ cắt bánh.
Phía công ty nên cử một người nắm danh sách đại biểu và thứ tự chúc mừng, đứng cạnh trưởng nhóm điều phối suốt buổi.
Gửi số khách, địa điểm và ngày dự kiến qua Zalo. Đội Hoa Hướng Dương khảo sát mặt bằng, gửi kịch bản, danh sách hạng mục và báo giá chi tiết.
6. Hồ sơ cần chuẩn bị và checklist 5 nhóm
Bộ hồ sơ đã dùng gồm: thư mời điện tử, danh sách khách check-in, danh sách đại biểu để MC xướng tên, kịch bản MC, kịch bản chi tiết và checklist tại sự kiện. Checklist chia 5 nhóm để mỗi người biết phần việc của mình:
| Nhóm | Việc chính |
|---|---|
| Trước sự kiện | Chốt ngày giờ, số khách; khảo sát mặt bằng; gửi thư mời, xác nhận tham dự; chốt đại biểu và thứ tự chúc mừng |
| Thiết kế | File cổng hơi, standee, thẻ đeo, decal; màn chờ, nền tiết mục đúng kích thước màn LED |
| Sản xuất và hậu cần | Sân khấu, LED, âm thanh, đèn, cổng hơi; bánh kem, hoa, nơ ghế, finger food, props, quà |
| File và tài liệu | Clip đếm ngược, clip chặng đường, slide thành tựu, nhạc nền; danh sách khách; các bản kịch bản |
| Nhân sự | Phân vai, giờ có mặt, trang phục, số điện thoại từng người |
7. Mẹo cho showroom và địa điểm nhỏ
- Dùng màn LED làm backdrop chụp ảnh: khi diện tích hạn chế, không cần dựng backdrop riêng. Trước và sau phần lễ, màn chiếu hình nền logo và chủ đề kỷ niệm, khách lên sân khấu chụp ảnh cùng props.
- Clip đếm ngược để gom khách: khách đang tham quan sẽ tự về chỗ khi thấy đồng hồ chạy, MC không phải gọi nhiều lần.
- Clip chặng đường 90 – 120 giây: đủ chạm cảm xúc mà không làm khách mỏi. Đi theo mốc năm, có ảnh cũ và gương mặt người thật; giảm đèn khi chiếu.
- Sắp thứ tự chúc mừng: hiệp hội trước, rồi đối tác, sau cùng là khách hàng. Xác nhận trước tên, chức danh; hoa để sẵn cạnh sân khấu; chụp ảnh chung ngay sau mỗi lượt.
Xem thêm cho thuê màn hình LED, âm thanh, ánh sáng cho phòng nhỏ và MC, ca sĩ, nhóm nhảy cho tiết mục mở màn. Nếu công ty sắp mở chi nhánh mới, tham khảo kịch bản lễ khai trương.
Câu hỏi thường gặp
Lễ kỷ niệm thành lập công ty nên kéo dài bao lâu?
Với 50 – 60 khách, khoảng 2,5 tiếng là vừa: 30 phút đón khách, tham quan, rồi khoảng 2 tiếng cho phát biểu, clip chặng đường, chúc mừng, cắt bánh và bốc thăm.
Showroom nhỏ có dùng màn hình LED được không?
Được. Lễ 30 năm đội Hoa Hướng Dương thực hiện dùng màn LED P3.9 trong nhà 3 m x 2,5 m trên sân khấu 3 m x 2,4 m; màn vừa trình chiếu vừa làm phông nền chụp ảnh. P3.9 hợp khi hàng ghế đầu cách màn khoảng 4 m.
Clip chặng đường phát triển nên dài bao nhiêu?
Khoảng 90 – 120 giây, đủ đi qua các mốc chính và chạm cảm xúc. Clip dài hơn dễ làm khách mất tập trung.